Steuerfreie Sachzuwendungen: So belohnen Sie Ihre Mitarbeitenden.

Zufriedene Mitarbeitende tragen maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei – das ist allgemein bekannt. Doch nicht nur die Qualität der Arbeitsergebnisse, die Motivation und die Leistungsfähigkeit werden von der Zufriedenheit am Arbeitsplatz beeinflusst, sondern auch das Feedback nach außen. Deshalb ist es gerade in Zeiten des demografischen Wandels und des daraus resultierenden Fachkräftemangels für Unternehmen unabdingbar, die Mitarbeitenden zu schätzen und deren Arbeitszufriedenheit zu fördern und zu steigern, um gleichzeitig auch das eigene Image zu verbessern.

Neben Faktoren wie Entwicklungsmöglichkeiten, Work-Life-Balance, eine gute Führungskultur und ein angenehmes Arbeitsumfeld, ist die Mitarbeiterzufriedenheit auch immer abhängig von finanziellen bzw. materiellen Anreizen. Hier bieten zusätzlich zum Gehalt, steuerfreie Sachzuwendungen eine ideale Möglichkeit, Mitarbeitenden eine Geste der Wertschätzung für das gezeigte Engagement oder gute Leistungen entgegenzubringen.

Sachzuwendungen können sowohl Waren als auch Dienstleistungen vom Arbeitgeber sein, die innerhalb festgelegter Grenzen für Mitarbeitende steuerfrei sind. Während das Gehalt sowie zusätzliche Geldleistungen an Mitarbeitende grundsätzlich versteuert werden müssen, gibt es demnach für Sachzuwendungen eine Freigrenze. Das bedeutet, erst wenn der Wert der Sachzuwendung die Freigrenze überschreitet, muss der gesamte Betrag ebenfalls versteuert werden.

Abhängig vom Zweck gibt es für Arbeitgeber verschiedene Optionen, den Mitarbeitenden steuerfreie Sachzuwendungen zu ermöglichen:

Freigrenze für monatliche Sachzuwendungen.

Bis zu einem Wert von 50 Euro bleiben Sachzuwendungen einmal pro Monat steuerfrei. Das bedeutet, Arbeitgeber können monatlich beispielsweise Einkaufs- und Tankgutscheine von maximal 50 Euro ausstellen, ohne dass Mitarbeitende dafür Steuern oder Sozialabgaben zahlen muss. Eine Bargeldauszahlung, selbst mit dem klaren Vermerk, dass diese ausschließlich zum Tanken dient, ist nicht möglich und muss als Geldleistung versteuert werden.

Werden mehrere Sachzuwendungen kombiniert, darf der Gesamtwert ebenfalls maximal 50 Euro betragen. Wann genau die Sachzuwendung vom Mitarbeitenden eingelöst wird, spielt dabei keine Rolle. So können Arbeitnehmende mehrere Einkaufsgutscheine sammeln, um davon eine größere Anschaffung zu machen. Eine Übertragung ungenutzter Beträge ist nicht möglich. Hat ein Arbeitgeber im Januar und Februar keine Sachzuwendungen geleistet, können die 100 Euro nicht im März zusätzlich zur Freigrenze von 50 Euro genutzt werden.

Freigrenze für anlassbezogene Geschenke.

Ebenso können Firmen ihren Mitarbeitenden steuerfreie Sachzuwendungen zu personenbezogenen Anlässen wie Geburtstag, Hochzeit, Geburt des Kindes, Jubiläum, etc. zukommen lassen. Hierfür sind Geschenke und Aufmerksamkeiten bis zu einem Wert von 60 Euro steuerfrei. Die Freigrenze ist an den Anlass, nicht an den Zeitraum gebunden, was bedeutet, im Fall von mehreren Anlässen pro Monat, können auch mehrere Geschenke von jeweils 60 Euro an Mitarbeitende gehen. Jedoch gilt auch hier: Es darf kein Bargeld verschenkt werden.

Alle Sachzuwendungen können vom Arbeitgeber als Betriebsausgabe geltend gemacht werden und sollten dementsprechend möglichst genau dokumentiert werden, um diese auch gegenüber dem Finanzamt nachweisen zu können. Eine lückenlose Dokumentation bestätigt, dass Freigrenzen eingehalten werden oder der Zufluss mehrerer Sachbezüge, die den Betrag überschreiten würden, nicht in einem Monat liegt. Auch der konkrete Anlass, der für Geschenke und Aufmerksamkeiten von bis zu 60 Euro genutzt wurde, sollte festgehalten werden. Denn nur wenn dieser wirklich vorliegt, kann der zusätzliche Betrag steuerfrei bleiben.

Fünf steuerfreie Extras.

1. Zuschüsse für Sport und Gesundheit: Von gesunden und motivierten Mitarbeitenden profitiert jeder Arbeitgeber. So ist die finanzielle Unterstützung bei einer Mitgliedschaft im Fitnessstudio oder einer Sport-Anlage ein beliebtes Gehalts-Extra. Die monatliche Freigrenze liegt jedoch auch in diesen Fällen bei maximal 50 Euro, damit sie steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Steuerlich noch lukrativer sind in diesem Bereich spezielle Gesundheitskurse.Leistungen bis zu 600 Euro pro Jahr und Arbeitnehmenden sind steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn sie der Arbeitgeber zusätzlich zum Lohn gewährt.

2. Jobticket und Bahncard: Jeder Arbeitgeber kann einen steuerfreien Zuschuss an seine Mitarbeitenden für die Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmittelnzwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte leisten – unabhängig davon, ob das Ticket als Monats- oder Jahreskarte zur Verfügung gestellt wird. Die Fahrausweise können wahlweise verbilligt oder kostenlos abgeben werden.

3. Dienstrad oder Dienstwagen: Ein Dienstrad oder Firmenwagen gehört zu den beliebtesten Gehaltsextras. In beiden Fällen müssen Mitarbeitende bei privater Nutzung den geldwerten Vorteil versteuern und Sozialversicherungsbeiträge zahlen.

4. Betreuungskosten für Kinder: Bei den Kosten für Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kinder, können Arbeitgeber Zuschüsse in unbegrenzter Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei zusätzlich zum Lohn gewähren. Das gilt etwa für Zuschüsse zu Kindergärten, Kitas, Schulkindergärten und auch für Tagesmütter.

5. Versicherung und Weiterbildung: Schließt der Arbeitgeber als Versicherungsnehmer für seine Mitarbeitenden eine betriebliche Krankenversicherung ab und zahlt monatliche Beiträge von höchstens 50 Euro für beispielsweise Extra-Leistungen im Krankenhaus oder beim Zahnarzt, dann liegt ein steuerbegünstigter Sachbezug vor. Weiterbildungsleistungen, die der Arbeitgeber sponsert, um die individuelle Beschäftigungsfähigkeit zu verbessern, sind ebenso steuerfrei.

Neben all den Gehaltsextras und der Vielzahl an Möglichkeiten ist die Art der Sachzuwendung nicht immer entscheidend – für Mitarbeitende lohnt es sich in fast allen Fällen und Unternehmen können sich so als attraktiven Arbeitgeber positionieren und zu einer beliebten Adresse für Top-Talente werden. Das Employer-Branding setzt deshalb gerne auf diese Art der Anerkennung und Wertschätzung, um sich von der Konkurrenz abzuheben.